关于印发《淮阴工学院合同管理办法（修订）》的通知

淮阴工学院文件

淮工审〔2021〕148号

关于印发《淮阴工学院合同管理办法

（修订）》的通知

各部门、单位：

《淮阴工学院合同管理办法（修订）》已经2021年第32次校长办公会研究通过，现予印发施行。

淮阴工学院

2021年12月31日
淮阴工学院合同管理办法（修订）

第一章  总 则

第一条 为维护学校合法权益，防范各类合同风险，促进学校各项事业健康发展，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指学校作为独立民事主体，在参与民事活动中，与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动人事合同管理办法由学校人事部门另行制定。

第三条 本办法所指合同类型主要包括：

（一）校地、校际、校企合作类合同；

（二）学校采购工程、货物、服务类合同；

（三）技术开发、转让、咨询、服务等各类科技合同以及学校向社会提供公共服务类合同；

（四）各部门（单位）承办的培训类合同；

（五）资源出租、出借、转让类合同；

（六）学校事业发展需要所签的其他类型合同。

第四条 以学校名义对外交往中发生的下列事项必须签订书面合同：

（一）本办法第三条所列第（一）（五）（六）类合同。

（二）本办法第三条所列第（三）（四）类合同金额5000元及以上项目合同。

（三）本办法第三条所列第（二）类合同金额分别为：公开招标采购和零星采购方式（江苏省省级政府采购网上商城采购、协议供货采购、高校竞价采购网采购，按规定续购以及比价询价采购等方式）1万及以上项目合同；基建、修缮、安装、装饰、园林绿化工程等2万及以上项目合同；服务类5000元及以上项目合同。

第二章  合同管理机构及职责

第五条 学校成立合同管理工作领导小组，负责合同管理的协调、争议的处理以及其他确有必要提交审核的重大合同等工作。

领导小组由分管审计工作的校领导任组长，成员由党政办、纪委机关、科技处、社科处、计财处、国资处、招标办、审计处负责人及法律顾问组成。

领导小组办公室挂靠审计处，负责领导小组会议的组织及相关材料的接收等日常事务。

第六条 合同的归口管理

（一）审计处是经济合同归口管理的职能部门，负责经济合同条款审核及程序把关、学校合同专用章的使用及管理、合同文本的保管及归档等工作。

（二）科技处和社科处是科技合同归口管理的职能部门，分别负责理工类和人文社科类科技合同条款审核及程序把关、学校科技合同专用印章的使用及管理、合同文本的保管及归档等工作。

（三）需加盖学校行政印章合同为特殊、重大合同。党政办是特殊、重大合同管理的职能部门，负责合同条款审核及程序把关、印章使用、合同文本的保管及归档等工作。

第七条 合同印章的使用及合同编号规则

（一）经济合同使用淮阴工学院合同专用章，合同编号规则为HGJ+阿拉伯数字年份+三位计数顺序。

（二）科技合同使用淮阴工学院科技合同专用章，合同编号规则为：纵向项目HGKZ+年份+三位计数顺序；横向项目HGKH+年份+三位计数顺序；开放基金HGKK+年份+三位计数顺序；产学研项目HGKC+年份+三位计数顺序；专利转化项目HGKZH+年份+三位计数顺序；1111工程项目HGK11+年份+三位计数顺序；科技奖培育项目HGKJP+年份+三位计数顺序。

（三）特殊、重大合同使用淮阴工学院行政印章，合同编号规则为HGX+阿拉伯数字年份+三位计数顺序。

（四）房屋、场地等学校经营性资产出租、出借、转让等合同，学校授权使用淮安市淮阴工学院资产经营有限公司印章，合同编号规则为HGZ+阿拉伯数字年份+三位计数顺序。

第八条 合同加盖印章后，合同归口管理部门留存1份，合同经办部门（单位）留存2份，首次财务报销须使用原件。

国资处是大型固定资产购置的主管部门，凡固定资产购置合同，合同经办部门（单位）须送国资处1份登记备案。

计财处是财务收支的职能部门，凡涉及经济业务收支的合同，计财处须主动与合同归口管理部门联系进行登记备查。

第三章  合同的审签和订立

第九条 各类合同须由经办部门（单位）负责按审签单办理流程审批。（审签单见附表）

第十条 合同经办部门（单位）应指定专人负责办理合同条款的拟定、主要技术参数的核对及合同流程审签，不得由合同相对方代办。

合同归口管理部门应指定专人负责合同条款审核及程序把关、办理合同登记编号、使用印章以及合同文本的保管、归档等工作。

第十一条 合同送审应附前期招投标或谈判的文件、开标记录或其他佐证合同条款的相关资料。

第十二条 合同签订及审核中相关部门（单位）的职责：

（一）经济合同审签中相关部门（单位）职责：

1.合同经办部门（单位）是合同的主要责任人，负责合同文本的拟定、合同双方权利义务条款与招投标文件核对、主要技术参数的核对，确保合同相对方的各项承诺和优惠列入合同主要条款。

2.计财处负责审核合同付款条款与招标文件是否一致，相关款项是否列入学校预算。

3.审计处负责合同条款的合法性、规范性审核，防范合同风险。

（二）科技合同审签中相关部门（单位）及人员职责：

1.项目负责人是合同的主要责任人，负责合同文本的拟定、合同双方权利义务条款、主要技术参数的核对以及合同审签流程完成。

2.科技处（社科处）负责合同条款的合法性、规范性审核，防范合同风险。

（三）特殊、重大合同审签中相关部门（单位）职责：

1.合同经办部门（单位）是合同的主要责任人，负责合同文本的拟定，合同双方权利义务条款的核对以及合同审签流程完成。

2.党政办负责合同条款的合法性、规范性审核，防范合同风险。

第十三条 特殊重大合同、或合同金额较大（工程类50万元及以上，科技类横向项目人文社科10万元及以上、理工科30万元及以上，其他类30万元及以上）、或合同周期较长（3年以上）或合同主体关系复杂（合同主体三方及以上）的合同视为重要合同，应经法律顾问审查把关。

第十四条 重要合同经法律顾问审查把关后，应报经分管或联系校领导审批。

第十五条 审签部门接到审签合同应尽快完成审签，按照本办法及时提出审签意见，需要合同经办部门（单位）或项目负责人补充相关手续或材料的、或对合同条款进行修改的，合同经办部门（单位）或项目负责人应及时补充或修改。

第十六条 合同经办部门（单位）或项目负责人对审签意见有异议且无法协商处理的，如确有必要，可及时提请校合同管理领导小组协调解决。

第十七条 合同审签部门有权调阅合同所涉及的招投标文件等相关资料；如确有必要，亦可按学校制度规定参加有关会议、考察、验收。

第十八条 合同加盖印章前，应有法定代表人或委托代理人签字。

（一）经济类合同由合同经办部门（单位）主要负责人作为委托代理人签字。

（二）横向项目合同由项目负责人作为委托代理人签字，其他科技类合同由科技处长或社科处长作为委托代理人签字。上级主管部门有要求的除外。

（三）校地、校际合作合同由法定代表人或其授权的委托代理人签字；其他特殊、重大合同由合同经办部门（单位）主要负责人作为委托代理人签字。

第十九条 合同的拟定、审核、审批原则上应在合同履行之前完成，补签合同须提供书面说明并经分管或联系校领导同意。

提供前期技术服务的科技合同，合同签订时间可以提前到实际提供技术服务的时间，但须附相关证明。

第四章  合同的履行、变更及终止

第二十条 合同一经签订，即具有法律效力。

合同经办部门（单位）或项目负责人是合同履行的主要责任人，必须按合同约定条款和本办法规定履行相关权利义务，负责催缴或协助支付合同金额，按期完成合同约定的校方义务，同时按照验收要求和程序及时组织验收，确保合同相对方全面、适当履行合同义务，并对合同履行情况定期进行自查。

第二十一条 合同的变更或解除：

（一）本办法第十三条规定的重要合同履行中，确需变更或解除合同全部或部分条款的，应由合同经办部门（单位）提出申请，提请校合同管理领导小组讨论决定。其他合同的变更由合同归口管理部门负责审核。

（二）横向项目合同的变更或解除合同，由项目负责人提出申请，报科技处（社科处）办理相关手续，违约责任由项目负责人自行承担。

（三）加盖学校行政印章或合同金额20万元以上的合同变更或解除，由校合同管理领导小组提出处理意见，按党委常委会或校长办公会议事清单，报党委常委会或校长办公会研究决定。

第二十二条 合同履行完毕，验收合格后，计财处方可办理资金结算。具有下列情形之一的，计财处有权拒绝付款：

（一）应签订书面合同而未签订书面合同的；

（二）应加盖合同专用章却加盖部门（单位）印章的；

（三）票据上的收款单位名称与合同相对方名称不一致且未出具授权委托付款证明的；

（四）应审计后付款的项目而未提供审计决算报告的；

（五）未经合格验收的。

第二十三条 违约责任的认定和处理：

（一）合同履行过程中，因出现违约行为而发生争议，合同经办部门（单位）应及时与对方进行沟通，并将相关情况告知合同归口管理部门进行会商，会商方案报分管校领导同意后，与对方再次沟通解决。

（二）横向项目合同违约责任的认定和处理，由项目负责人决定，报科技处办理相关手续，违约责任由项目负责人自行承担。

（三）加盖学校行政印章或合同金额20万元以上的合同违约责任的认定和处理，由校合同管理领导小组提出认定和处理意见，按党委常委会或校长办公会议事清单，报党委常委会或校长办公会研究决定。

第二十四条 合同作为学校对外交往的重要法律依据和凭证，有关部门（单位）和人员应当保守合同秘密。

未经法定代表人授权，任何部门（单位）和人员不得泄露合同内容。

第二十五条 合同的终止：

（一）合同履行完毕，自行终止；

（二）合同因其他原因需要终止的，履行本办法第二十一条相关程序和审批手续。

第二十六条 合同履行完毕或终止后，合同归口管理部门及相关部门（单位）应将合同文本及与该合同有关材料一并归档，并及时移交校档案室。

第五章  违规责任

第二十七条 无独立法人资格的学校所属各部门（单位），不得使用本部门（单位）印章对外签订合同。

本办法第四条规定限额以内一般可不签书面合同，为内控管理需要，合同经办部门（单位）认为确有必要签订书面合同的，必须加盖合同专用章。

第二十八条 有下列情形之一的，学校将视情形追究相关责任人的责任：

（一）依据本办法应签订书面合同而未签订书面合同的；

（二）擅自使用本部门（单位）印章对外签订合同的；

（三）未经法定代表人同意，无故拆分合同、规避招标或规避合同审签流程的。

凡给学校造成经济或其它损失的，将责令相关责任人予以赔偿；凡触犯法律的，将移送司法机关追究刑事责任。

第二十九条 在合同审签、订立及履行中，有下列情形之一的，学校将严格追究相关责任人的民事赔偿责任，并视情形给予批评教育、组织处理、党政纪处分直至移送司法机关处置。

（一）与合同相对方勾结，擅自更改有利于学校的投标响应条款或技术参数的；

（二）弄虚作假，随意增减合同条款，损害学校权益的；

（三）因故意或过失造成学校重大经济损失或不良影响的。

第六章  附 则

第三十条 校内部门（单位）之间根据工作职责需要，相互之间达成的协议，可参照上述流程执行，使用本部门（单位）印章。

第三十一条 审计处会同纪委机关对合同的签订、履行、变更、解除及终止情况以及合同归口管理部门的登记管理情况进行不定期的监督检查，以切实防范合同风险。

第三十二条 本办法未尽事宜，遵照《中华人民共和国民法典》执行，或由校合同管理领导小组另行研究决定。

第三十三条 本办法由审计处负责解释。

第三十四条 本办法自2022年1月1日起施行。原《淮阴工学院合同管理办法（修订）》（淮工院〔2020〕161号）同时废止。

附件：1.淮阴工学院经济合同审签单

2.淮阴工学院科技合同审签单

3.淮阴工学院重大合同审签单

附件1

淮阴工学院经济类合同审签单

经办部门单位(盖章)：   送审日期：  

合同名称
合同相对方 （单位名称）
合同金额		履约保证金数额
经办部门（单位） 负责人签字		合同经办人
计财处 意 见	审签人： 日期
法律顾问意见 （工程类50万元及以上，其他类30万元及以上）	日期
审计处 意 见	审签人： 日期
校领导审批	日期
合同备注及 备案登记编号	HGJ-2022-001

附件2

淮阴工学院科技合同审签单

使用部门(盖章)： 项目编号： 财务编号：

合同名称
合同相对方 （单位名称）
合同期限
合同金额		合同所属课题为： 文科   □； 理工科 □
项目负责人	本人承诺合同内容真实，无学术争议，项目经费预算、审批、报销、结题等环节严格执行学校的规章制度和合同约定的条款。   负责人签字： 日期：
科技处意见	经办人： 审签人： 日期：
法律顾问意见 （文科10万元及以上，理工科30万元及以上）
分管校领导审批	日期：
合同备注及 备案登记编号	HGK-2022-001

注：办理合同盖章时需附合同审签表及科技合同一并存档。

附件3

淮阴工学院重大合同审签单

经办部门单位(盖章)：   送审日期：  

合同名称
合同相对方 （单位名称）
合同金额
经办部门（单位） 负责人签字		合同经办人
党政办 意 见	审签人： 日期
法律顾问意见	日期
校领导审批	日期
合同备注及备案登记编号	HGX-2022-001

淮阴工学院党政办公室 2021年12月31日印发